Robotische Proces Automatisering (RPA) voor advocaten kantoren

Het gebruik van Robotic Process Automation helpt kantoren van ieder formaat met het uitvoeren van de meest uiteenlopende taken. Hierdoor verandert de manier van werken, en de manier van denken over uren en factureren. Maar daar later meer over.

Grote hoeveelheden aan data inzichtelijk maken, vergelijkbare uitsprake opzoeken, snellere reactie tijden op client verzoeken, of zelfs het automatisch opstellen van contracten of het oprichen van bedrijven, dit zijn slechts een aantal voorbeelden van waar robots het werk in de juridische dienstverlening kunnen verbeteren.

Bovendien zullen robots de alledaagse, vervelende taken van de advocaten, jurdisch medewerkers en secretaresses overnemen zodat zij veel meer tijd vrij hebben om te doen waar zij, en alleen zij, kunnen: Het redeneren en beargumenteren. Dit zorgt uiteraard voor een hogere baantevredenheid en dat verhoogt op zich al de prestaties, productiviteit en het prestige van het kantoor.

Hoe te beginnen met RPA

Wanneer advocaten kantoren beginnen met RPA kiezen zij vrijwel altijd voor het principe “minder is meer”. Hun efficiëntie wordt verbeterd dankzij digitalisering omdat er meer cliënten geholpen kunnen worden, en er minder tijd besteed hoeft te worden aan administratieve en werk-gerelateerde handelingen.
Een klein kantoor zal waarschijnlijk eerder kiezen om taken zoals transcriptie en vertalen te automatiseren, waarmee ondersteunende functies ontlast worden. Terwijl grotere kantoren juist er voor kiezen om eerst het leven van de advocaten makkelijker te maken.
Welke keuze er ook gemaakt wordt, de eerste stap begint bij het selecteren van de processen waarbij de meeste winst te behalen valt.

Omdat RPA geen enkele wijziging aan het huidige applicatie landschap vereist kunnen robots binnen enkele weken een positieve ROI opleveren. De robots werken namelijk direct in dezelfde applicaties als uw biologische medewerkers (mensen).
Daarom is het beginnen met RPA geen ‘goed idee’ maar een logische volgende stap.

De twee grootste bezwaren

Kosten – Bij de nieuwste technologieën horen vaak hoge kosten. En dit is ook zeker het geval bij de marktleiders op RPA-technologie. Een professionele RPA-oplossing waarin medewerkers zelf hun processen kunnen automatiseren begint bij $20.000, terwijl een robot van botstore te huren is voor enkele tientjes in de maand. Deze nieuwe ‘Robot as a Service’ strategie maakt RPA voor veel meer bedrijven interessant.

Proces selectie – Waar te beginnen? Het antwoord is heel simpel. Met een goed onderzoek, een duidelijke beschrijving, en een Automation Design waarmee een RPA developer aan de slag kan. Uiteraard kan botstore helpen met het opstarten van dit onderzoek.

Dus nu de mogelijke bezwaren besproken zijn, laten we eens kijken naar de taken die waarschijnlijk worden geautomatiseerd:

8 taken die geautomatiseerd zullen worden

  1. Het aanmaken van dossiers, klant mappen, en het opvragen van alle benodigde informatie bij client en openbare bronnen.
  2. Het uitschrijven van gedicteerde juridische teksten in een of meerdere talen.
  3. Het invullen van formulieren zoals AML, CTF en andere documenten die regelmatig terug komen.
  4. Het opstellen van facturen, verrekenen van voorschotten
  5. Het automatisch beantwoorden van regelmatig voorkomende vragen.
  6. Contracten opstellen met standaard documenten.
  7. Documenten lezen, tekst herkennen en een advies geven over de inhoud van het document.
  8. Uitspraken doorzoeken en de bijbehorende jurisprudentie terug koppelen aan de juridisch medewerker.

Minder tijd schrijven, meer omzet genereren

De meeste advocaten factureren per blok. Onze ervaring leert dat dat meestal blokken van 5-7 minuten zijn. Maar wat gebeurt er als een advocaat 20% van zijn tijd bespaart? Juist, de gemiddelde factuur waarde gaat omlaag.
Maar als diezelfde advocaat in hetzelfde tijdsbestek 20% meer zaken kan aannemen, een groot deel van zijn taken geautomatiseerd zijn, en hun kantoor kosten in rekening brengt per uitgevoerde taak. Wat zou dat voor de omzet betekenen?

Geïnteresseerd in robotisering en klaar voor de eerste stap?