Robotisering in administratieve processen

In ieder bedrijf is het voeren van een administratie verplicht, en het zijn meestal die verplichte taken waar wij als ondernemers de meeste moeite mee hebben. Het is daarom niet vreemd dat dit de processen zijn die als eerste geautomatiseerd worden.

Ik deze blog post neemt Brian Savelkouls jullie mee in een automatiseringsproject van boekhoudkundige processen. Hoe pak je dit aan en waar kun je beginnen.

 

Business Process Analysis

Ieder robotiseringsproject begint met een analyse van de bedrijfsprocessen. door goed te kijken naar welke medewerkers welke taken uitvoeren kun je achterhalen waar de meeste winst te behalen valt.

Een proces bestaat uit meerdere stappen, en heeft een vastgesteld begin en eind. Neem als voorbeeld een financieel proces waarbij het startpunt een binnengekomen factuur is, en het eind resultaat een financiele transactie.

Bij dit proces zijn een administratief medewerker, een controller en de CFO betrokken. Zij hebben ieder hun eigen verantwoordelijkheden en melden voortgang aan de volgende betrokkenen.

Hierbij wordt gebruik gemaakt van outlook, adobe reader, het boekhoud pakket, excel en de website van de bank.

Deelprocessen automatiseren

Voordat je een keuze gaat maken voor RPA Platform knip je het proces op in deelprocessen. zo kun je al snel zien dat wachten op andere personen, en opzoeken/controleren van informatie in diverse systemen een tijdrovend klusje is.

Op dit moment beginnen met met innovatie, denken we buiten de lijnen van huidige processen en zoeken we naar optimalisaties en extra inzichten.

In het voorbeeld van de factuur beginnen we daarom met het robotiseren van het verzamelen van informatie. Een controller hoeft dan niet meer te controleren of er credit nota’s zijn, alle leveringen zijn ontvangen, en of aan alle overige voorwaarden wordt voldaan. Zodra de administratief medewerker zijn facturen in de boekhouding verwerkt voert de robot deze controles uit, en vraagt aan de CFO om de transactie goed te keuren. Dat bespaart een heel hoop tijd.

Vervolgens kijken we naar de meest voorkomende werkzaamheden, is er bijvoorbeeld een leverancier waar veel mee wordt samengewerkt, dan is het logisch dat een digitale medewerker deze automatisch voor u in de administratie zet, de controles uitvoert, en de CFO een melding stuurt. Want waarom zou een menselijke collega dat moeten doen, keer-op-keer?

RPA Platform kiezen

Wanneer je inzichtelijk hebt welke processen je wilt gaan automatiseren, nu maar misschien ook in de toekomst dan wordt het tijd om na te gaan denken welk platform past het beste bij ons bedrijf?

Botstore

Begeleid u graag in uw oriëntatie op het perfecte RPA platform.

Digitale Medewerkers

U kunt binnen een week uw eerste robot medewerkers aan het werk hebben.

Contact opnemen

Eerste proces automatiseren

Begin met een simpel proces, iets wat wel regelmatig voor komt, waar menselijk handelen mogelijk eerder tot fouten heeft geleid en zorg er voor dat het eindpunt van het eerste proces altijd een manager of directie lid is. Hierdoor zullen zij de resultaten des te meer waarderen. 

De volgende stap

Wanneer je succesvol je eerste proces geautomatiseerd hebt gaat er een wereld voor je open. Medewerkers houden meer tijd vrij voor creatief en intellectueel werk, en klanten merken dat processen vlekkeloos werken.

 

Maar er is nog veel meer mogelijk met Robotic Proces Automation, dankzij kunstmatige intelligentie stelt de juiste RPA software je medewerkers in staat om zelfstandig processen te automatiseren. Deze Citizen Developers automatiseren niet vanuit bedrijfsdoelstellingen, maar om hun eigen werkzaamheden makkelijker, leuker en sneller te kunnen doen.